قانون پارکینسون چیست؟

تعریف ساده قانون پارکینسون

قانون پارکینسون در سال 1955 میلادی توسط سیریل نورتکوت پارکینسون، مورخ و نویسنده مشهور بریتانیایی در مقاله ای طنز در مجله اکونومیست ارائه شد.

قانون پارکینسون
قانون پارکینسون

طبق قانون پارکینسون، هر کاری درست به اندازه ای که برای آن زمان در نظر گرفته شده طول خواهد کشید.

قانون پارکینسون می گوید اگر مثلا شما یک هفته برای تکمیل کار دو ساعته زمان اختصاص دهید این کار آنقدر پیچیدگی پیدا خواهد کرد تا به اندازه همان یک هفته به طول بکشد. این مسئله باعث می شود در لحظات پایانی استرس و فشار بیشتری روی فرد وارد شده و احتمالا کار با کیفیت مطلوبی ارائه نخواهد شد.

طبق قانون پارکینسون وقتی برای کاری زمانی بیشتر از آن چه واقعا نیاز دارد در نظر بگیرید مدام انجام آن کار را تا لحظه آخر یا دقیقه نود به تعویق انداخته و زمانی که تقریبا انجام کار غیرممکن می شود به صورت کارآمد عمل کرده و تمام تلاش خود را برای اتمام کار به کار خواهید برد.

در این گونه مواقع شاید زمانی که کار را به پایان برسانید به عملکرد خود افتخار کنید اما با کمی دقت متوجه می شوید که بازدهی خوبی نداشته و بیشتر زمان شما به بطالت و بی نظمی گذشته و تنها در لحظات پایانی به بهره وری رسیده اید. در حالی که اگر به قانون پارکینسون توجه می کردید می توانستید کار بهتر و شایسته تری نسبت به مهلت زمانی که برای آن در نظر گرفته شده ارائه دهید.

می توان از زاویه دیگری به قانون پارکینسون نگاه کرد، به این صورت که اگر مدت زمان محدود مثلا یک دقیقه به کاری بدهیم آن کار به قدری ساده می شود تا بتواند در همان یک دقیقه انجام شود.

شاید قانون پارکینسون چیزی شبیه سحر و جادو به نظر برسد اما در واقع به این دلیل عمل می کند که مردم معمولا به دلایل مختلف تمایل دارند زمانی بیشتر از آن چه واقعا نیاز است، به انجام کاری تخصیص دهند. از جمله این دلایل می توان به موارد زیر اشاره کرد:

تنبلی و پشت گوش انداختن
پیدا کردن ایده ای بهتر برای تکمیل کار
کمال گرایی
ترس از کار بیشتر
ترس کاهش سود به دلیل اتمام زودتر کار

قانون پارکینسون در ادارات

در ادارات و مشاغل مختلف رئیس مرئوسی، قانون پارکینسون کاملا بر عملکرد و بازدهی کارکنان سازمان سایه انداخته زیرا کارکنان متوجه شده اند که اگر کاری را سریع تر انجام دهند با اینکه کارهای بیشتری در مدت زمان کمتر انجام شده و احتمالا به کاهش تعداد کارکنان و سرمایه صرف شده می انجامد اما از آن ها قدردانی نخواهد شد زیرا این باور وجود دارد که اگر کاری مدت زمان بیشتری به طول انجامد ذاتا کیفیت بهتری خواهد داشت و زمان کمتر به معنای کاهش کیفیت کار است.

قانون پارکینسون در زندگی شخصی و اجتماعی

برای آشنایی عملی با قانون پارکینسون، لیستی از وظایف خود را روی برگه نوشته و به هر یک زمانی که در حالت معمول به آن اختصاص می داده اید را تخصیص دهید. سپس این زمان را نصف کرده و خودتان را مجاب کنید که حتما در این زمان کار مورد نظر به اتمام برسد.

همانند کارمندی که باید در زمان خاصی کاری را به اتمام برساند به لیست خود نگاه کنید و زمان را همانند رقیبی در نظر بگیرید که قصد شکست دادنش را دارید و سعی کنید بدون پایین آمدن راندمان کاری، وظیفه مورد نظر را در زمان معین انجام دهید.

در امور روزمره خود به دنبال کارهای جزئی باشید که زمان کمی هم به خود اختصاص داده اند، مانند چک کردن ایمیل یا حضور در شبکه های اجتماعی، ممکن است به این امور 10، 20 یا حتی 30 دقیقه زمان بدهید اما این کارها آفاتی هستند که زمان شما را از بین می برند.

به جای آن که هر صبح 20 تا 30 دقیقه به ایمیل خواندن یا گشت و گذار در شبکه های اجتماعی بگذرانید، 5 دقیقه یا حتی 2 دقیقه به آن اختصاص داده و تا زمانی که کارهای مهم روزانه را انجام نداده اید به این کارهای جزئی توجه زیادی نداشته باشید.

معمولا تنها 10 درصد این کارهای جزئی، اهمیت داشته و 90 درصد بقیه وقت تلف کردن است و باعث می شود از انجام کارهای مهم مثلا ایمیل های کاری با اولویت بیشتر غافل شوید. در حالی که اگر زمان مناسب به هرکاری اختصاص دهیم زمان بیشتری به دست آورده و پیچیدگی و استرس کارها نیز کاهش پیدا خواهد کرد.

برای غلبه بر قانون پارکینسون و انجام کارها به دور از استرس و فشار و ارائه بهترین نتایج کاری به نکات زیر توجه داشته باشید:

غلبه بر قانون پارکینسون

1. وظایف را به کارهای کوچک تر تقسیم کنید

زمانی که کارهای بزرگ با مهلت های زمانی زیاد برای خود در نظر می گیرید شکست قانون پارکینسون بسیار سخت تر خواهد شد. در این مواقع حتی شروع کارها نیز غیرممکن به نظر می رسد.

بهترین ایده این است که وظایف بزرگ را به تعدادی کارهای کوچکتر تقسیم کرده و برای هر یک مهلت زمانی متوسط در نظر بگیرید.

این کار باعث می شود در طول انجام کار، پیشرفت خود را مشاهده کرده و با انجام کارهای کوچک در مهلت زمانی مقرر، احساس ضرورت و انگیزه برای تکمیل کار نهایی در شما ایجاد شود و به طور طبیعی درگیر و متمرکز کار شوید.

به محض شروع، محدوده کار را مشخص کنید و تعیین کنید که چه کارهایی و در چه زمانی باید انجام شو. تقسیم بندی کارها به وظایف کوچک تر نوعی برنامه کاری است که لازم است تاریخ و مهلت زمانی انجام هر یک را دقیقا مشخص کرده تا بتوانید پیشرفت کاری خود را تعیین کنید.

مطمئن شوید که هرکاری در سریع ترین زمان ممکن شروع خواهد شد. منابع مورد نیاز در روزهای آینده را شناسایی کرده و برای تامین آن ها اقدام کنید. مثلا با حسابدار تماس بگیرید یا مواد مورد نیاز خود را سفارش دهید.

2. زمان پایان کار را تشخیص دهید

معمولا تشخیص دقیق لحظه اتمام کار سخت است مخصوصا برای افراد کمال گرا، زیرا این افراد همیشه می خواهند در پایان کار چیز بیشتری اضافه کرده یا تغییر کوچکی برای بهتر شدن کار انجام دهند و همین مسئله باعث می شود این افراد بیشتر از سایرین قربانی قانون پارکینسون باشند.

به جای تمرکز بر تعداد کار انجام شده یا ساعت صرف شده به کیفیت کار توجه کنید، اگر در حدی است که شما را راضی می کند پس کار انجام شده است.

3. مرزها را مشخص کنید

زمانی که سعی می کنید چندین کار را همزمان پیش برده و به اتمام برسانید، قانون پارکینسون بیش از هر زمان دیگری به شما فشار خواهد آورد. در این حالت بسیار سردرگم می شوید و معمولا کارها را نیمه تمام گذاشته یا با حواس پرتی و عدم تمرکز و کیفیت کافی به پایان می رسانید.

برای مقابله با قانون پارکینسون توصیه می شود در هر زمان روی یک کار تمرکز کنید و با محدود کردن زمان انجام کارها، به همه کارهای خود برسید. لازم است برخی کارها مانند ایمیل زدن را در زمان بسیار کمتر مثلا پنج دقیقه و مختصر انجام دهید و اگر نمی خواهید طرف مقابل آزرده خاطر شود بسیار خلاصه توضیح دهید که محدودیت زمانی دارد.

4. خودتان را به چالش بکشانید

اگر همواره برای کارهای خود مهلت زمانی تعیین کنید مغز نیز به دنبال راه هایی برای انجام کار در زمان محدود خواهد بود. هنگام تعیین مهلت زمانی هرگز وقت اضافه برای خود در نظر نگیرید و سعی کنید به صورت ضرب العجل کار کنید زیرا تعیین وقت اضافه باعث هدر رفتن زمان شما خواهد شد. این مورد مخصوصا در کسب و کار بسیار اهمیت دارد.

در عین حال به این مسئله نیز توجه داشته باشید که نباید نزد مشتری بدقول شوید. به عبارتی اگر برای انجام پروژه ای واقعا به دو هفته کاری نیاز است به مشتری قول اتمام کار در عرض یک هفته را ندهید زیرا علاوه بر وارد شدن فشار و استرس غیرضروری به کارکنان، روابط شما و مشتریان خدشه دار خواهد شد.

هدف این است که شما و کارکنان از منطقه امن خود خارج شده و با انجام کارها در زمان واقعی مورد نیاز، خود را به چالش بکشانید و این بهتر است با پاداش و قدردانی همراه باشد نه تهدید و مجازات و غیره.

5. برای خود انگیزه ایجاد کنید

یکی از دلایلی که قانون پارکینسون تاثیر زیادی در کسب و کار دارد این است که افراد به ندرت انگیزه کافی برای اتمام کار در زمان واقعی دارند زیرا در بسیاری پروژه های کاری وقتی کاری سریع تر از مهلت زمانی به اتمام می رسد کارفرما کار بیشتری برای فرد در نظر گرفته یا مهلت زمانی کارهای بعدی را کاهش خواهد کرد.

حتی مدیران کسب و کارها نیز ترجیح می دهند کار فعلی را بیشتر طول بدهند تا اینکه کار جدید به آن ها واگذار شود.

برای از بین بردن این باور غلط، لازم است انگیزه کافی برای تکمیل کارها ایجاد شود، برای خودتان جایزه در نظر بگیرید به عنوان مثال اگر کاری را سریع تر به اتمام رساندید مدتی را به کارهای مورد علاقه، مسافرت و غیره بپردازید.

دقت کنید که تمرکز شما باید روی کیفیت و اتمام کار باشد نه زمان و ساعت های صرف شده.

6. کار بعدی را مشخص کنید

اغلب اوقات به دلیل این که نمی دانید بعد از کار فعلی چه کاری قرار است انجام دهید، برای آن کار بیش از حد مورد نیاز زمان صرف خواهید کرد. بنابراین لازم است همیشه برای امور خود برنامه ریزی داشته و مشخص کنید بعد از هر وظیفه چه کاری باید انجام شود.

در انجام آن ها بیش از حد فکر نکنید، از غریزه خود کمک گرفته و بعد از اتمام هر کار سریعا به کار بعدی بروید.

7. از قانون پارکینسون به نفع خود استفاده کنید

هنگامی که با قانون پارکینسون آشنا می شوید می توانید استفاده های خوبی از این قانون داشته باشید.

برای انجام کارهای مهم مقررات ظاهرا غیرممکن اما دست یافتنی تعیین کنید و تصمیم خود را به همه اعلام کنید. مثلا تصمیم گرفته اید پروژه x را در زمان کوتاه سه ماهه انجام دهید. وقتی این تصمیم به صورت عمومی مطرح می شود، شما و همکاران یا کارکنان هر کاری می کنید تا پروژه در زمان مورد نظر به اتمام برسد زیرا در صورت عدم تکمیل کار در میان عموم تحقیر خواهید شد.

به طور کلی برای موفقیت در کسب و کار لازم است کارکنان شرکت با قانون پارکینسون آشنا شده تا بهترین راندمان کاری را بدون از دست دادن زمان و انگیزه کاری داشته باشند.

سایر قوانین پارکینسون

قانون اول پارکینسون: که درباره آن صحبت کردیم.
قانون دوم پارکینسون: میزان هزینه تا سطح درآمد افزایش می یابد.
قانون سوم پارکینسون (قانون ابتذال پارکینسون): هرچه مبلغی که برای دستور جلسه ای تعیین می شود بیشتر باشد مدت زمان لازم برای تصویب آن کاهش می یابد.
قانون چهارم پارکینسون (ضریب بی کفایتی پارکینسون): افراد یک سازمان تا زمانی پیشرفت می کنند که کفایت داشته باشند و وقتی به بی کفایتی برسند در سطح خود باقی می مانند.


در ادامه بخوانید : راز موفقیت در زندگی


منبع: lifehack theviewinside